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Gestão de Reuniões e Conteúdos

outsystems Meetings Manager

Solução que permite a centralização do processo de agendamento e gestão de reuniões de comissão executiva mediante datas, notificação dos intervenientes, registo e consulta de temas de agenda em discussão, registo de pareceres e submissão de documentos de apoio.

A solução permite também o registo da tomada de decisão em formato de ata, sujeita a aprovação e “assinatura” pelos intervenientes. Os intervenientes ou outros elementos identificados são notificados acerca dos despachos da reunião, ficando os mesmos em arquivo documental mediante condições de acesso restrito.

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Benefícios

  • Maior controlo de gestão sobre as reuniões e conteúdos
  • Melhoria na comunicação entre intervenientes
  • Maior controlo nos tempos críticos associados à reunião
  • Disponibilização de Listagens de Pesquisa
  • Centralização do Processo
  • Redução do Esforço e de Custo
  • Garantia de Registo do histórico de Processos e Auditoria

Características

Consola de BackOffice para criação de eventos, manutenção de utilizadores e perfis, consulta de registos de auditoria (histórico completo)

Gestão de templates de notificações

Consulta de informação de documentos e/ou Atas de reuniões de gestão e outros despachos

Visualização da listagem de eventos da reunião de gestão ou comissão executiva

Inclusão dos intervenientes nos eventos mediante convocatória para confirmação de presença e colocação de temas

Notificações dos intervenientes acerca de alterações ou novas submissões

Atualização e versionamento de conteúdos

Download de documentos e outputs da reunião

Gestão e Distribuição dos despachos para a lista dos intervenientes e elementos identificados

Emissão e registo de Ata gerada pelo secretariado da administração ou Comissão Executiva

Interface para desktop e iPad

Arquivo documental da documentação gerada e guardada em FileSystem no próprio servidor garantindo confidencialidade e segurança, no acesso à própria máquina

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